Với việc email ngày càng trở thành mục tiêu hàng đầu của các cuộc tấn công mạng sử dụng mã độc, người dùng internet cần tự chủ động thực hiện các biện pháp bảo mật để giảm thiểu nguy cơ trở thành nạn nhân của tin tặc.
Email ngày càng trở nên không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Sự phổ biến ngày càng tăng của việc sử dụng email đã làm cho nó trở thành một trong những mục tiêu hàng đầu của tội phạm mạng.
Nhiều tổ chức và cá nhân đều lo ngại về nguy cơ mất thông tin cá nhân và vi phạm dữ liệu thông qua email. Vì vậy, việc triển khai các biện pháp bảo mật email là cực kỳ cần thiết để bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu.
1. Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA) hoặc xác thực đa yếu tố (MFA)
Bằng cách kích hoạt 2FA hoặc xác thực đa yếu tố (MFA), bạn đã thêm một tầng bảo mật bổ sung cho tài khoản email của mình. Ngay cả khi tin tặc có mật khẩu của bạn, họ vẫn cần một phương thức xác thực thứ hai để truy cập vào tài khoản email. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ vi phạm bảo mật.
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp tính năng 2FA/MFA như một phần của các tùy chọn bảo mật của họ. Quy trình thiết lập thường rất đơn giản và khi kích hoạt, nó có thể cung cấp một lớp bảo vệ đáng kể cho tài khoản email của bạn.
2. Sử dụng các mật khẩu mạnh
Việc sử dụng mật khẩu mạnh là một trong những biện pháp cơ bản nhất để bảo vệ email. Mật khẩu mạnh cần phải dài, phức tạp và duy nhất. Nó nên kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Mật khẩu mạnh làm cho việc đoán hoặc tấn công bằng phương pháp brute force (tấn công bằng cách thử tất cả các khả năng) trở nên khó khăn hơn đối với tin tặc. Hãy tránh sử dụng thông tin rõ ràng như tên, ngày sinh hoặc các từ thông dụng để tạo mật khẩu.
Điều quan trọng là sử dụng một mật khẩu khác nhau cho mỗi tài khoản trực tuyến để ngăn chặn việc một tài khoản bị xâm phạm ảnh hưởng đến các tài khoản khác. Sử dụng một trình quản lý mật khẩu có thể giúp bạn tạo và lưu trữ các mật khẩu mạnh cho từng tài khoản trực tuyến của bạn.
3. Không bao giờ tiết lộ mật khẩu
Không bao giờ tiết lộ mật khẩu của bạn cho bất kỳ ai, dù là cố ý hay không. Chia sẻ mật khẩu đồng nghĩa với việc bạn giao quyền truy cập vào tài khoản email cũng như tất cả thông tin nhạy cảm trong đó cho người khác. Ngay cả với những người bạn tin tưởng, việc này vẫn mang theo rủi ro, vì bạn không thể kiểm soát được những gì họ có thể làm với mật khẩu của bạn hoặc mức độ bảo vệ mật khẩu của họ.
4. Mã hóa email
Mã hóa là quá trình chuyển đổi nội dung email thành mã, chỉ có thể được giải mã bằng một khóa duy nhất. Điều này làm cho email của bạn trở nên khó đọc đối với bất kỳ ai không phải là người nhận dự kiến, ngay cả khi họ cố gắng chặn nó.
Mã hóa email đặc biệt hữu ích trong môi trường kinh doanh, nơi mà dữ liệu nhạy cảm thường được chia sẻ qua email. Cho dù đó là thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng, hay kế hoạch chiến lược, việc mã hóa email có thể giữ cho thông tin này an toàn. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email cung cấp tính năng bảo mật tích hợp, bao gồm cả mã hóa. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp email của bạn không cung cấp tính năng này, bạn có thể sử dụng các công cụ mã hóa từ bên thứ ba.
5. Sử dụng kết nối được mã hóa
Mặc dù bạn đã mã hóa email, nhưng bạn có thể nâng cao tính bảo mật bằng cách sử dụng các kết nối được mã hóa. Kết nối được mã hóa thường được gọi là kết nối SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security), đảm bảo rằng dữ liệu được truyền giữa máy tính của bạn và máy chủ email được mã hóa.
Việc sử dụng kết nối được mã hóa rất quan trọng khi bạn truy cập email từ mạng công cộng. Các mạng này thường không được bảo mật, do đó tin tặc có thể dễ dàng đánh cắp dữ liệu. Bằng cách sử dụng kết nối được mã hóa, bạn có thể đảm bảo rằng nội dung email của mình vẫn được bảo mật ngay cả khi bạn sử dụng mạng công cộng.
6. Không truy cập email qua mạng Wi-Fi không bảo mật
Mạng Wi-Fi công cộng hoặc không bảo mật có thể mang lại nhiều rủi ro bảo mật. Tin tặc có thể dễ dàng tận dụng các mạng này để truy cập vào email và các dữ liệu nhạy cảm của bạn.
Cách tốt nhất là tránh truy cập email của bạn từ mạng Wi-Fi công cộng mỗi khi có thể. Nếu bạn không thể tránh khỏi việc sử dụng mạng công cộng, hãy xem xét sử dụng một dịch vụ mạng riêng ảo (VPN) để mã hóa kết nối Internet và bảo vệ dữ liệu của bạn.
7. Sử dụng cổng email an toàn
Cổng email an toàn là một giải pháp hoặc dịch vụ được thiết kế để ngăn chặn các email độc hại và ngăn chúng tiếp cận hộp thư đến của người dùng.
Các cổng này sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để phát hiện và chặn các mối đe dọa, bao gồm bộ lọc thư rác, trình quét virus và phát hiện lừa đảo. Một số cổng email an toàn còn cung cấp các tính năng ngăn mất dữ liệu (DLP), giúp ngăn chặn dữ liệu nhạy cảm được gửi qua email.
Việc triển khai cổng email an toàn có thể đóng vai trò bổ sung một lớp bảo vệ cho người dùng email của tổ chức, giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của họ.
8. Cảnh giác với những email đáng ngờ
Một trong những biện pháp bảo mật email hiệu quả nhất là luôn cảnh giác với những email đáng ngờ. Những email này có thể xuất hiện dưới dạng yêu cầu hoặc ưu đãi từ các thương hiệu quen thuộc hoặc thậm chí là từ đồng nghiệp của bạn.
Bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng bất kỳ email nào có vẻ khác thường. Có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp không? Địa chỉ email của người gửi có lạ hoặc bị thay đổi đôi chút không? Đây có thể là dấu hiệu nhận biết của một nỗ lực lừa đảo. Tốt nhất bạn nên kiểm tra kỹ thông tin về người gửi nếu thấy có điều gì đó không ổn.
9. Suy nghĩ trước khi nhấp vào email lạ
Một trong những biện pháp bảo mật email cơ bản nhất là suy nghĩ trước khi nhấp vào. Việc dành chút thời gian để đánh giá tình huống có thể giúp bạn tránh khỏi các hậu quả tiềm ẩn.
Tội phạm mạng thường dựa vào sự hấp tấp của người dùng để nhấp vào các liên kết hoặc mở các tệp đính kèm mà không quan tâm đến những hậu quả tiềm ẩn. Trước khi nhấp vào bất cứ điều gì, hãy tự hỏi: Tôi có nhận ra người gửi không? Tôi có mong đợi email hoặc tệp đính kèm này không? Có điều gì đó không bình thường về email này không?
10. Giám sát hoạt động email của tổ chức
Một trong những phương pháp quan trọng nhất dành cho quản trị viên hoặc người quản lý CNTT là việc trực quan hóa hoạt động email của tổ chức hoặc bộ phận mà họ chịu trách nhiệm. Điều này bao gồm việc theo dõi ai đang gửi và nhận email, nội dung của những email này và bất kỳ hoạt động nào không bình thường.
Quá trình trực quan hóa hoạt động email cũng giúp xác định các mẫu có thể gây ra mối đe dọa bảo mật. Ví dụ, nếu có một tăng đột ngột trong số lượng email được gửi đi, điều này có thể chỉ ra rằng một tài khoản có thể đã bị xâm nhập và đang được sử dụng để gửi email spam hoặc lừa đảo.
Khuyến khích tính minh bạch trong giao tiếp qua email trong nhóm của bạn không chỉ tăng cường bảo mật mà còn thúc đẩy văn hóa trách nhiệm. Khi nhân viên biết rằng hoạt động email của họ đang được theo dõi vì mục đích bảo mật, họ sẽ cẩn trọng hơn trong các hoạt động liên quan đến email của họ.
11. Sử dụng phần mềm diệt virus
Phần mềm chống virus đóng vai trò quan trọng là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại các mối đe dọa phổ biến như virus, phần mềm độc hại, phần mềm gián điệp, phần mềm tống tiền và nhiều loại khác. Các chương trình này hoạt động bằng cách quét các email đến và đi cũng như các tệp đính kèm được tải xuống hoặc mở trên máy tính để phát hiện bất kỳ hoạt động đáng ngờ hoặc mối đe dọa đã biết nào.
Tuy nhiên, một số chương trình chống virus chỉ cung cấp khả năng bảo vệ cơ bản chống lại các mối đe dọa phổ biến, trong khi các chương trình khác cung cấp khả năng bảo vệ toàn diện hơn chống lại nhiều mối đe dọa, bao gồm cả các mối đe dọa APT và các cuộc tấn công zero-day. Nếu bạn có dữ liệu nhạy cảm hoặc quản lý các hoạt động quan trọng trong kinh doanh trên máy tính của mình, bạn nên chọn giải pháp chống virus nâng cao.
12. Luôn cập nhật phần mềm và chương trình chống virus
Luôn cập nhật phần mềm và chương trình chống virus là một khía cạnh quan trọng trong bảo mật email. Phần mềm lỗi thời dễ bị tấn công hơn vì tin tặc thường tìm cách khai thác các lỗ hổng đã biết để truy cập trái phép vào hệ thống của bạn. Do đó, việc thường xuyên cập nhật tất cả phần mềm trên máy tính của bạn, bao gồm hệ điều hành, trình duyệt web, ứng dụng email và chương trình chống virus là rất quan trọng.
Hầu hết các chương trình phần mềm đều cung cấp các bản cập nhật tự động và bạn nên kích hoạt tính năng này để luôn đảm bảo an toàn. Việc cập nhật tự động giúp đảm bảo rằng phần mềm của bạn luôn được cập nhật với các bản vá và tính năng bảo mật mới nhất, từ đó giảm nguy cơ bị tấn công.
Ngoài ra, việc cập nhật chương trình chống virus cũng rất quan trọng vì chúng dựa vào dữ liệu về các mối đe dọa mới để cập nhật thường xuyên. Bằng cách luôn cập nhật chương trình chống virus, bạn có thể đảm bảo rằng máy tính của mình luôn được bảo vệ trước các virus, phần mềm độc hại mới nhất và các mối đe dọa khác.
13. Có sẵn giải pháp bảo mật email mạnh mẽ
Đối với một tổ chức, giải pháp bảo mật email toàn diện mang lại nhiều lớp bảo vệ chống lại các mối đe dọa liên quan đến email. Nó bao gồm các tính năng như lọc thư rác, phòng ngừa lừa đảo, phát hiện phần mềm độc hại và ngăn chặn mất dữ liệu.
Một giải pháp bảo mật email mạnh mẽ cũng có các tính năng chống mối đe dọa nâng cao, bao gồm sandboxing, giúp cách ly các tệp đáng ngờ trong một môi trường an toàn để phân tích, và thông tin về mối đe dọa, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy để xác định và ngăn chặn các mối đe dọa mới. Hơn nữa, một giải pháp bảo mật email tốt cần cung cấp các tùy chọn mã hóa để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong trường hợp email bị đánh cắp.
14. Tách biệt email công việc với email cá nhân
Một biện pháp bảo mật email cần thiết khác là tách biệt email công việc và email cá nhân của bạn. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý thư và duy trì sự ngăn nắp. Bạn có thể tập trung vào email công việc trong giờ làm việc và chuyểnsang\xem email cá nhân trong thời gian rảnh rỗi.
Sự tách biệt này cũng giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
15. Xem lại cài đặt bảo mật và quyền riêng tư email của bạn
Cách này phù hợp với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Trong các dịch vụ email tiêu dùng như Gmail, Hotmail hoặc phần mềm email như Microsoft Outlook, việc cài đặt bảo mật và quyền riêng tư email sẽ xác định ai có thể truy cập email và cách xử lý dữ liệu của bạn. Nếu những cài đặt này không được định cấu hình chính xác, bạn có thể khiến tài khoản email của mình dễ bị tin tặc tấn công.
Khi cài đặt bảo mật và quyền riêng tư email, cần chú ý:
Đảm bảo tài khoản email của bạn sử dụng các kết nối được mã hóa. Điều này sẽ ngăn chặn tin tặc chặn email và đọc chúng.
Đảm bảo tài khoản email của bạn tự động xóa spam hoặc email rác để giảm khả năng nhấp vào email độc hại.
Bật xác thực hai yếu tố (2FA/MFA) để bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản email bằng cách yêu cầu bạn nhập mã hoặc đoạn thông tin thứ hai ngoài mật khẩu của bạn khi đăng nhập.
16. Đào tạo nhân viên
Đối với một tổ chức, biện pháp bảo mật email hiệu quả nhất có thể triển khai là đào tạo nhân viên của mình. Vì những nhân viên không hiểu biết về bảo mật email có thể là điểm yếu bảo mật lớn nhất của tổ chức.
Đào tạo nhân viên về bảo mật email nên bao gồm việc giảng dạy về các loại mối đe dọa email khác nhau như lừa đảo và phần mềm độc hại, hướng dẫn cách nhận biết những mối đe dọa này và cách ứng phó thích hợp.
Ngoài việc đào tạo, tổ chức cũng nên thiết lập các chính sách và quy trình bảo mật email rõ ràng. Nên xác định những gì nhân viên có thể và không thể làm với email công việc của họ. Ví dụ: họ không nên sử dụng email công việc cho mục đích cá nhân hoặc không bao giờ chuyển tiếp dữ liệu doanh nghiệp tới tài khoản email cá nhân của mình hoặc bất kỳ ai bên ngoài tổ chức.
Cảm ơn bạn đã đọc bài tổng hợp của ISAO
Nguồn: sohuutritue.net.vn
